Reverse Auctions im österreichischen Mittelstand – Best Practices & Stolpersteine

Reverse Auctions (umgekehrte Auktionen) sind eine der effektivsten Methoden, um Beschaffungskosten zu senken. Während traditionelle Auktionen den Preis nach oben treiben, senken Reverse Auctions den Preis durch Konkurrenz zwischen Lieferanten.

Für österreichische KMU können Reverse Auctions 10-20% Kosteneinsparung bringen – wenn sie richtig durchgeführt werden.

Was sind Reverse Auctions?

Grundprinzip:

• Traditionelle Auktion: Käufer bieten gegeneinander → Preis steigt
• Reverse Auction: Verkäufer bieten gegeneinander → Preis sinkt

Ablauf:

1. Ausschreibung: Sie definieren, was Sie benötigen
2. Einladung: Sie laden mehrere Lieferanten ein
3. Auktion: Lieferanten bieten in Echtzeit gegeneinander
4. Vergabe: Der niedrigste (oder beste) Bieter gewinnt

Wann sind Reverse Auctions sinnvoll?

Ideal für:

• Standardisierte Warengruppen: Klare Spezifikationen, vergleichbare Produkte
• Wiederkehrende Beschaffungen: Regelmäßige Bestellungen
• Hohe Beschaffungsvolumina: Je größer das Volumen, desto größer das Einsparpotenzial
• Viele Lieferanten: Mindestens 3-5 konkurrierende Anbieter

Nicht ideal für:

• Komplexe Projekte: Individuelle Lösungen, Engineering
• Qualitätskritische Beschaffungen: Wo Qualität wichtiger ist als Preis
• Strategische Partnerschaften: Langfristige Zusammenarbeit wichtiger als kurzfristige Preise

Beispiele für Reverse Auctions:

• Büromaterialien
• IT-Hardware (Laptops, Server, etc.)
• Verbrauchsmaterialien
• Standard-Baumaterialien
• Transportleistungen

Schritt 1: Vorbereitung

Was Sie vor der Auktion klären müssen:

1. Spezifikationen definieren

• Was genau wird beschafft? (Warengruppe, Menge, Qualität)
• Wann wird es benötigt? (Liefertermin)
• Wo wird es geliefert? (Standorte)

Wichtig: Je klarer die Spezifikationen, desto besser die Angebote.

2. Mindestanforderungen festlegen

• Qualitätsstandards: Was ist das Minimum?
• Lieferbedingungen: Was muss erfüllt sein?
• Zertifikate: Welche Zertifikate sind erforderlich?

3. Budget definieren

• Maximales Budget: Wie viel können Sie ausgeben?
• Erwartete Einsparung: Wie viel wollen Sie sparen?
• Reservepreis: Unter welchem Preis machen Sie die Auktion nicht?

Schritt 2: Lieferanten einladen

Mindestens 3-5 Lieferanten

1. Bestehende Lieferanten

• Mit wem arbeiten Sie bereits?
• Wer hat in der Vergangenheit gute Angebote gemacht?

2. Neue Lieferanten

• Branchenverzeichnisse: WKO, Handelskammer
• Online-Marktplätze: Beschafft.at, andere Plattformen
• Empfehlungen: Kollegen, Branchennetzwerke

3. Einladung versenden

• Klare Informationen: Was wird ausgeschrieben? Wann ist die Auktion?
• Vorqualifizierung: Prüfen Sie, ob Lieferanten die Anforderungen erfüllen
• Schulung: Erklären Sie den Ablauf (besonders für neue Lieferanten)

Schritt 3: Auktion durchführen

Live-Auktion oder zeitversetzt?

Option A: Live-Auktion (empfohlen)

• Echtzeit-Bieten: Lieferanten sehen aktuelle Gebote
• Höhere Dynamik: Mehr Konkurrenz, bessere Preise
• Transparenz: Alle sehen, was passiert

Option B: Zeitversetzte Auktion

• Mehrere Runden: Lieferanten haben Zeit zum Nachdenken
• Weniger Druck: Geeignet für komplexere Beschaffungen
• Mehr Zeit: Für interne Abstimmungen

Dauer der Auktion:

• Standard: 30-60 Minuten
• Komplex: 2-4 Stunden (mehrere Runden)
• Einfach: 15-30 Minuten (standardisierte Ware)

Schritt 4: Nach der Auktion

Bewertung und Vergabe

1. Angebote prüfen

• Vollständigkeit: Sind alle Anforderungen erfüllt?
• Qualität: Erfüllt das Angebot die Mindestanforderungen?
• Konditionen: Zahlungsbedingungen, Garantie, etc.

2. Bewertung

• Nicht nur Preis: Auch Qualität, Service, Zuverlässigkeit
• Bewertungsmatrix: Transparente Kriterien
• Entscheidung begründen: Warum wurde dieser Lieferant gewählt?

3. Vergabe

• Gewinner informieren: Auftrag erteilen
• Verlierer informieren: Feedback geben (warum nicht gewählt?)
• Dokumentation: Alle Schritte dokumentieren

Häufige Fehler vermeiden

1. Zu wenige Lieferanten

• Problem: Keine echte Konkurrenz → keine guten Preise
• Lösung: Mindestens 3-5 Lieferanten einladen

2. Unklare Spezifikationen

• Problem: Angebote sind nicht vergleichbar
• Lösung: Detaillierte Leistungsverzeichnisse nach ÖNORM A 2050

3. Fokus nur auf Preis

• Problem: Niedrigster Preis, aber schlechte Qualität
• Lösung: Bewertung nach mehreren Kriterien (Preis, Qualität, Service)

4. Keine Vorqualifizierung

• Problem: Unqualifizierte Lieferanten nehmen teil
• Lösung: Vorqualifizierung vor der Auktion

5. Zu kurze Fristen

• Problem: Lieferanten haben keine Zeit für gute Angebote
• Lösung: Mindestens 14 Tage Vorlaufzeit

Best Practices

1. Transparenz

• Klare Regeln: Alle wissen, wie die Auktion abläuft
• Fairness: Alle haben die gleichen Chancen
• Feedback: Nach der Auktion Feedback geben

2. Kommunikation

• Regelmäßige Updates: Lieferanten informieren
• Rückfragen beantworten: Schnell und klar
• Ergebnisse teilen: Transparent kommunizieren

3. Beziehungen pflegen

• Nicht nur Auktionen: Auch langfristige Partnerschaften
• Win-Win: Beide Seiten sollen profitieren
• Respekt: Professioneller Umgang mit Lieferanten

ROI-Beispiel

Ein österreichisches KMU (200 MA) führt eine Reverse Auction für IT-Hardware durch:

Vorher (traditionelle Beschaffung):

• Durchschnittspreis: 1.200 EUR pro Laptop
• 50 Laptops: 60.000 EUR

Nachher (Reverse Auction):

• Durchschnittspreis: 1.020 EUR pro Laptop
• 50 Laptops: 51.000 EUR
• Einsparung: 9.000 EUR (15%)

Aufwand:

• Vorbereitung: 4 Stunden
• Auktion: 1 Stunde
• Nachbearbeitung: 2 Stunden
• Gesamt: 7 Stunden

ROI: 9.000 EUR Einsparung bei 7 Stunden Aufwand = 1.286 EUR pro Stunde

Tools und Plattformen

E-Procurement-Plattformen mit Reverse Auctions:

1. Beschafft.at

   • Reverse Auctions (Live & zeitversetzt)
   • Multi-Round Auctions
   • Automatische Bewertung
   • Lieferantenmanagement
   • Preis: 150-490 EUR/Monat

2. Andere Plattformen

   • Verschiedene Anbieter mit unterschiedlichen Features
   • Vergleich lohnt sich

Checkliste: Reverse Auction für österreichische KMU

✓ Spezifikationen definiert (Was, Wann, Wo)
✓ Mindestanforderungen festgelegt
✓ Budget definiert
✓ Lieferanten eingeladen (mind. 3-5)
✓ Auktion durchgeführt (Live oder zeitversetzt)
✓ Angebote geprüft
✓ Bewertung durchgeführt
✓ Vergabe dokumentiert

Fazit

Reverse Auctions sind für österreichische KMU eine effektive Methode, um Beschaffungskosten zu senken. Mit der richtigen Vorbereitung, den richtigen Tools und den richtigen Prozessen können Sie 10-20% Kosteneinsparung erzielen.

Ihr nächster Schritt:

1. Starten Sie klein: Beginnen Sie mit einer einfachen Beschaffung
2. Nutzen Sie Tools: E-Procurement-Plattformen erleichtern den Prozess
3. Lernen Sie dazu: Jede Auktion wird besser

Unterstützung: Wenn Sie Unterstützung bei Ihrer ersten Reverse Auction benötigen, können wir Ihnen helfen:

• Beratung: Individuelle Unterstützung für Ihr Unternehmen
• Plattform: Beschafft.at für professionelle Reverse Auctions
• Schulungen: Workshops für Ihr Einkaufsteam

Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Erstberatung.

Quellen:

• ÖNORM A 2050: Leistungsverzeichnisse
• WKO: Ausschreibungsrichtlinien für KMU
• Eigene Erfahrungen aus 100+ Reverse Auctions in österreichischen KMU

Veröffentlicht: 20. November 2025
Nächste Aktualisierung: Q1 2026
Kontakt: office@beschafft.at