Beschaffung im österreichischen Mittelstand – 10 typische Fehler und wie Sie sie vermeiden

Der österreichische Mittelstand steht vor besonderen Herausforderungen in der Beschaffung: begrenzte Ressourcen, komplexe rechtliche Rahmenbedingungen und der Druck, Kosten zu optimieren. Viele Unternehmen machen dabei immer wieder die gleichen Fehler – mit teuren Konsequenzen.

Basierend auf unserer Analyse von über 500 Beschaffungsprozessen in österreichischen KMU haben wir die 10 häufigsten Fehler identifiziert und zeigen Ihnen, wie Sie sie vermeiden können.

1. Fehler: Keine strukturierte Beschaffungsstrategie

Das Problem: Viele KMU beschaffen "aus dem Bauch heraus" – ohne klare Strategie, ohne definierte Prozesse, ohne langfristige Planung. Das führt zu:

• Inkonsistenten Preisen
• Unklaren Verantwortlichkeiten
• Verpassten Einsparpotenzialen

Die Lösung:

• Beschaffungsstrategie definieren: Welche Warengruppen sind kritisch? Welche können standardisiert werden?
• Verantwortlichkeiten klären: Wer ist für welche Beschaffungen zuständig?
• Prozesse dokumentieren: Von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungsprüfung

Praktisches Beispiel: Ein österreichisches Bauunternehmen (120 MA) hat vor der Einführung einer strukturierten Beschaffungsstrategie durchschnittlich 18% mehr für Materialien bezahlt als nachher. Die Einsparung: ca. 240.000 EUR pro Jahr.

2. Fehler: Keine Ausschreibungen für wiederkehrende Beschaffungen

Das Problem: Viele KMU bestellen bei "ihrem" Lieferanten, ohne regelmäßig zu prüfen, ob es günstigere Alternativen gibt. Das führt zu:

• Höheren Preisen durch fehlende Konkurrenz
• Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten
• Verpassten Marktchancen

Die Lösung:

• Regelmäßige Ausschreibungen: Mindestens 1× pro Jahr für kritische Warengruppen
• Mehrere Angebote einholen: Mindestens 3-5 Angebote pro Beschaffung
• Benchmarking: Preise regelmäßig mit Marktdaten vergleichen

Rechtlicher Hinweis (Österreich): Ab einem Auftragswert von 214.000 EUR (netto) sind Sie nach dem Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG 2018) zur öffentlichen Ausschreibung verpflichtet. Aber auch darunter lohnt sich eine strukturierte Ausschreibung.

3. Fehler: Fokus nur auf den Einkaufspreis

Das Problem: Viele Einkäufer konzentrieren sich ausschließlich auf den niedrigsten Preis – und übersehen dabei:

• Versteckte Kosten (Transport, Lagerung, Qualitätsmängel)
• Total Cost of Ownership (TCO)
• Langfristige Lieferantenbeziehungen

Die Lösung:

• TCO-Berechnung: Nicht nur Einkaufspreis, sondern Gesamtkosten betrachten
• Qualitätskriterien definieren: Was ist wirklich wichtig?
• Lieferantenbewertung: Nicht nur Preis, sondern auch Zuverlässigkeit, Service, Innovation

Beispiel TCO-Berechnung: Ein österreichisches Handwerksunternehmen hat zwei Angebote für eine Maschine:

• Angebot A: 15.000 EUR (niedrigster Preis)
• Angebot B: 18.000 EUR (höherer Preis, aber inkl. Wartung, Schulung, Garantie)

TCO über 5 Jahre:

• Angebot A: 15.000 EUR + 3.000 EUR Wartung + 2.000 EUR Schulung = 20.000 EUR
• Angebot B: 18.000 EUR (alles inklusive) = 18.000 EUR

Ergebnis: Angebot B ist günstiger, obwohl der Einkaufspreis höher ist.

4. Fehler: Keine Lieferantenbewertung

Das Problem: Viele KMU arbeiten mit Lieferanten, ohne deren Performance zu messen. Das führt zu:

• Wiederholten Qualitätsproblemen
• Unzuverlässigen Lieferzeiten
• Fehlender Transparenz

Die Lösung:

• Lieferantenbewertungssystem einführen: Regelmäßige Bewertung nach definierten Kriterien
• KPIs definieren: Liefertreue, Qualität, Reaktionszeit, Preisstabilität
• Feedback geben: Regelmäßige Gespräche mit Lieferanten

Bewertungskriterien (Beispiel):

• Liefertreue: 40% Gewichtung
• Qualität: 30% Gewichtung
• Preis: 20% Gewichtung
• Service: 10% Gewichtung

5. Fehler: Fehlende Dokumentation

Das Problem: Beschaffungsentscheidungen werden oft mündlich getroffen oder nur in E-Mails dokumentiert. Das führt zu:

• Fehlender Nachvollziehbarkeit
• Problemen bei Audits
• Schwierigkeiten bei der Wissensweitergabe

Die Lösung:

• Beschaffungsprozess dokumentieren: Von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungsprüfung
• Entscheidungen begründen: Warum wurde dieser Lieferant gewählt?
• Zentrale Dokumentation: Alle Beschaffungsdokumente an einem Ort

Rechtlicher Hinweis: Für bestimmte Beschaffungen (z. B. nach BVergG 2018) sind Sie zur vollständigen Dokumentation verpflichtet. Aber auch für interne Beschaffungen ist Dokumentation wichtig – für Compliance, Audits und Wissensmanagement.

6. Fehler: Keine Nutzung von E-Procurement-Tools

Das Problem: Viele KMU beschaffen noch "manuell" – per E-Mail, Excel, Telefon. Das führt zu:

• Hohem Zeitaufwand
• Fehleranfälligkeit
• Fehlender Transparenz

Die Lösung:

• E-Procurement-Plattform nutzen: Strukturierte Ausschreibungen, Angebotsvergleich, Lieferantenmanagement
• KI-gestützte Analyse: Automatische Angebotsanalyse, Benchmarking, Risikobewertung
• Workflow-Automatisierung: Von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungsprüfung

ROI-Beispiel: Ein österreichisches KMU (80 MA) hat durch die Einführung einer E-Procurement-Plattform:

• 40% Zeitersparnis in der Beschaffung
• 15% Kosteneinsparung durch bessere Angebote
• ROI: Die Plattform hat sich innerhalb von 6 Monaten amortisiert

7. Fehler: Keine Berücksichtigung österreichischer Besonderheiten

Das Problem: Viele KMU übersehen österreichische Besonderheiten in der Beschaffung:

• BVergG 2018 (Bundesvergabegesetz)
• UGB (Unternehmensgesetzbuch)
• ÖNORM-Standards
• WKO-Richtlinien

Die Lösung:

• Rechtliche Anforderungen kennen: BVergG 2018, UGB, DSGVO
• Österreichische Standards nutzen: ÖNORM A 2050 für Leistungsverzeichnisse
• WKO-Ressourcen nutzen: Checklisten, Vorlagen, Beratung

Wichtige österreichische Gesetze:

• BVergG 2018: Ab 214.000 EUR (netto) öffentliche Ausschreibung
• UGB: Rechnungslegung, Buchführung
• DSGVO: Datenschutz bei Lieferantendaten
• ÖNORM A 2050: Standard für Leistungsverzeichnisse

8. Fehler: Keine Risikobewertung

Das Problem: Viele KMU beschaffen ohne Risikobewertung – und sind dann überrascht, wenn:

• Lieferanten insolvent werden
• Qualitätsprobleme auftreten
• Lieferketten zusammenbrechen

Die Lösung:

• Lieferantenrisiko bewerten: Finanzlage, Abhängigkeit, geografische Risiken
• Diversifikation: Nicht alle Eier in einen Korb
• Notfallpläne: Was passiert, wenn ein Lieferant ausfällt?

Risikobewertung (Beispiel):

• Finanzrisiko: Bilanzanalyse, Bonitätsprüfung
• Qualitätsrisiko: Zertifikate, Referenzen, Audits
• Lieferkettenrisiko: Abhängigkeit, geografische Konzentration

9. Fehler: Keine Nutzung von Rahmenverträgen

Das Problem: Viele KMU beschaffen jedes Mal neu – ohne Rahmenverträge. Das führt zu:

• Höherem Verhandlungsaufwand
• Inkonsistenten Preisen
• Fehlender Planungssicherheit

Die Lösung:

• Rahmenverträge abschließen: Für wiederkehrende Beschaffungen
• Mengenrabatte nutzen: Je mehr, desto günstiger
• Laufzeit optimieren: Nicht zu kurz (keine Planungssicherheit), nicht zu lang (keine Flexibilität)

Beispiel: Ein österreichisches KMU hat für Büromaterialien einen Rahmenvertrag abgeschlossen:

• Vorher: Durchschnittlich 12 EUR pro Bestellung (Einzelbestellungen)
• Nachher: 8 EUR pro Bestellung (Rahmenvertrag mit Mengenrabatt)
• Einsparung: 33% bei gleicher Qualität

10. Fehler: Keine kontinuierliche Optimierung

Das Problem: Viele KMU beschaffen "wie immer" – ohne regelmäßige Überprüfung und Optimierung. Das führt zu:

• Verpassten Einsparpotenzialen
• Veralteten Prozessen
• Fehlender Wettbewerbsfähigkeit

Die Lösung:

• Regelmäßige Beschaffungsanalyse: Wo können wir sparen? Wo können wir optimieren?
• Benchmarking: Wie schneiden wir im Vergleich ab?
• Kontinuierliche Verbesserung: Prozesse regelmäßig überprüfen und anpassen

KPIs für Beschaffungsoptimierung:

• Einsparungsquote: Wie viel sparen wir durch Optimierung?
• Liefertreue: Wie zuverlässig sind unsere Lieferanten?
• Prozesseffizienz: Wie schnell sind unsere Beschaffungsprozesse?

Checkliste: Beschaffungsoptimierung für österreichische KMU

✓ Beschaffungsstrategie definiert
✓ Regelmäßige Ausschreibungen durchgeführt
✓ TCO-Berechnung etabliert
✓ Lieferantenbewertungssystem eingeführt
✓ Dokumentation vollständig
✓ E-Procurement-Tools genutzt
✓ Österreichische Besonderheiten berücksichtigt
✓ Risikobewertung durchgeführt
✓ Rahmenverträge abgeschlossen
✓ Kontinuierliche Optimierung etabliert

Fazit

Die 10 häufigsten Fehler in der Beschaffung sind vermeidbar – mit der richtigen Strategie, den richtigen Tools und den richtigen Prozessen.

Ihr nächster Schritt:

1. Analyse: Wo machen Sie aktuell welche Fehler?
2. Priorisierung: Welche Fehler haben den größten Einfluss?
3. Umsetzung: Schritt für Schritt optimieren

Unterstützung: Wenn Sie Unterstützung bei der Optimierung Ihrer Beschaffung benötigen, können wir Ihnen helfen:

• Beschaffungsanalyse: Wo liegen Ihre Einsparpotenziale?
• E-Procurement-Plattform: Strukturierte Ausschreibungen, KI-gestützte Analyse
• Beratung: Individuelle Beschaffungsstrategie für Ihr Unternehmen

Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Erstberatung.

Quellen:

• Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG 2018)
• Unternehmensgesetzbuch (UGB)
• WKO: Beschaffungsrichtlinien für KMU
• ÖNORM A 2050: Leistungsverzeichnisse
• Eigene Analyse von 500+ Beschaffungsprozessen in österreichischen KMU

Veröffentlicht: 20. November 2025
Nächste Aktualisierung: Q1 2026
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