Ausschreibung Software Österreich – So machen Sie Ihre erste digitale Ausschreibung

Digitale Ausschreibungen sind für österreichische KMU oft Neuland. Viele Unternehmen beschaffen noch "traditionell" – per E-Mail, Excel, Telefon. Dabei können professionelle Ausschreibungen 15-25% Kosteneinsparung bringen und gleichzeitig die Qualität verbessern.

In diesem Guide zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre erste digitale Ausschreibung in Österreich durchführen – von der Bedarfsanalyse bis zur Vergabe.

Warum digitale Ausschreibungen?

Vorteile für österreichische KMU:

• Kosteneinsparung: Durchschnittlich 15-25% durch bessere Angebote
• Zeitersparnis: 40-60% weniger Aufwand als manuelle Ausschreibungen
• Transparenz: Vollständige Dokumentation für Compliance und Audits
• Rechtssicherheit: Einhaltung von BVergG 2018 und anderen Vorschriften
• Qualität: Strukturierte Bewertung führt zu besseren Entscheidungen

Schritt 1: Bedarfsanalyse

Was brauchen Sie wirklich?

Bevor Sie ausschreiben, müssen Sie klar definieren:

• Was wird beschafft? (Warengruppe, Menge, Spezifikationen)
• Wann wird es benötigt? (Liefertermin, Projektstart)
• Wo wird es benötigt? (Standort, Lieferadresse)
• Warum wird es benötigt? (Projekt, Ersatz, Erweiterung)

Praktisches Beispiel: Ein österreichisches KMU (150 MA) benötigt neue Laptops für 30 Mitarbeiter:

• Was: 30 Business-Laptops (mind. 16 GB RAM, SSD, Windows 11)
• Wann: Lieferung bis 15. März 2026
• Wo: Hauptstandort Wien, 3 Standorte in Österreich
• Warum: Ersatz für veraltete Geräte, Windows 11 Migration

Schritt 2: Leistungsverzeichnis erstellen

ÖNORM A 2050 als Standard

In Österreich ist die ÖNORM A 2050 der Standard für Leistungsverzeichnisse. Sie definiert:

• Struktur und Aufbau
• Positionen und Beschreibungen
• Bewertungskriterien

Aufbau eines Leistungsverzeichnisses:

1. Allgemeine Angaben: Projekt, Standort, Zeitrahmen
2. Technische Spezifikationen: Was genau wird beschafft?
3. Mengenangaben: Wie viel wird benötigt?
4. Bewertungskriterien: Wie wird bewertet? (Preis, Qualität, Service, etc.)
5. Angebotsfrist: Bis wann müssen Angebote eingehen?

Beispiel-Leistungsverzeichnis (Laptops):

LEISTUNGSVERZEICHNIS
Projekt: Laptop-Beschaffung 2026
Standort: Wien, Graz, Linz
Liefertermin: 15. März 2026

Position 1: Business-Laptop
- Mindestanforderungen:
  * Prozessor: Intel Core i5 oder gleichwertig
  * RAM: 16 GB
  * Speicher: 512 GB SSD
  * Betriebssystem: Windows 11 Pro
  * Display: 14" Full HD
  * Garantie: 3 Jahre
- Menge: 30 Stück
- Lieferung: 3 Standorte (Wien: 15, Graz: 10, Linz: 5)

Bewertungskriterien:
- Preis: 50%
- Qualität/Features: 30%
- Service/Garantie: 15%
- Lieferzeit: 5%

Schritt 3: Rechtliche Anforderungen prüfen

BVergG 2018 – Wann müssen Sie ausschreiben?

Das Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG 2018) regelt öffentliche Ausschreibungen in Österreich:

• Schwellenwert: 214.000 EUR (netto) für Lieferungen und Dienstleistungen
• Unter Schwellenwert: Keine gesetzliche Verpflichtung, aber empfohlen
• Über Schwellenwert: Öffentliche Ausschreibung verpflichtend

Wichtige Fristen (BVergG 2018):

• Mindestfrist für Angebote: 30 Tage (öffentliche Ausschreibung)
• Vergabeverfahren: Offenes Verfahren, nicht-offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren

Für KMU unter Schwellenwert: Auch wenn Sie nicht verpflichtet sind, lohnt sich eine strukturierte Ausschreibung:

• Bessere Preise durch Konkurrenz
• Rechtssicherheit bei Streitigkeiten
• Dokumentation für Audits

Schritt 4: Lieferanten identifizieren

Wo finden Sie passende Lieferanten?

1. Bestehende Lieferanten: Mit wem arbeiten Sie bereits?
2. Branchenverzeichnisse: WKO, Handelskammer, Branchenverbände
3. Online-Marktplätze: Beschafft.at, andere E-Procurement-Plattformen
4. Empfehlungen: Kollegen, Branchennetzwerke
5. Suchmaschinen: Google, Branchenportale

Mindestanzahl: Für eine aussagekräftige Ausschreibung sollten Sie mindestens 3-5 Lieferanten einladen.

Schritt 5: Ausschreibung versenden

Strukturierte Ausschreibung per E-Mail oder Plattform

Option A: Manuell per E-Mail

• Leistungsverzeichnis als PDF/Word
• Anschreiben mit Fristen und Anforderungen
• Kontakt für Rückfragen

Option B: E-Procurement-Plattform (empfohlen)

• Strukturierte Eingabe
• Automatische Versendung
• Zentrale Verwaltung
• KI-gestützte Analyse

Inhalt der Ausschreibung:

1. Anschreiben: Projekt, Ziel, Fristen
2. Leistungsverzeichnis: Detaillierte Spezifikationen
3. Bewertungskriterien: Wie wird bewertet?
4. Angebotsformular: Strukturierte Eingabe
5. Rechtliche Hinweise: BVergG, Datenschutz, etc.

Schritt 6: Angebote sammeln und prüfen

Strukturierte Angebotsprüfung

Checkliste für Angebotsprüfung:

• ✓ Vollständigkeit: Sind alle Positionen ausgefüllt?
• ✓ Formale Anforderungen: Fristen, Unterschriften, etc.
• ✓ Technische Anforderungen: Erfüllt das Angebot die Spezifikationen?
• ✓ Preis: Ist der Preis nachvollziehbar?
• ✓ Konditionen: Zahlungsbedingungen, Garantie, etc.

KI-gestützte Analyse: Moderne E-Procurement-Plattformen nutzen KI für:

• Automatische Extraktion von Preisen und Konditionen
• Vergleich mit Marktdaten (Benchmarking)
• Risikobewertung von Lieferanten
• Empfehlungen basierend auf historischen Daten

Schritt 7: Bewertung und Entscheidung

Transparente Bewertung nach definierten Kriterien

Bewertungsmatrix (Beispiel):

| Kriterium | Gewichtung | Lieferant A | Lieferant B | Lieferant C | |-----------|------------|-------------|-------------|-------------| | Preis | 50% | 8.500 EUR | 9.200 EUR | 8.800 EUR | | Qualität | 30% | 85 Punkte | 90 Punkte | 80 Punkte | | Service | 15% | 80 Punkte | 85 Punkte | 75 Punkte | | Lieferzeit | 5% | 10 Tage | 14 Tage | 12 Tage | | Gesamt | 100% | 82,5 | 87,5 | 79,5 |

Ergebnis: Lieferant B gewinnt, obwohl er nicht der günstigste ist.

Schritt 8: Vergabe und Dokumentation

Rechtssichere Vergabe

Checkliste für Vergabe:

• ✓ Bewertung dokumentiert
• ✓ Entscheidung begründet
• ✓ Lieferanten informiert (Gewinner + Verlierer)
• ✓ Auftrag erteilt
• ✓ Alle Dokumente archiviert

Wichtige Dokumente:

• Leistungsverzeichnis
• Alle Angebote
• Bewertungsmatrix
• Entscheidungsbegründung
• Auftragsbestätigung

Häufige Fehler vermeiden

1. Zu kurze Fristen

• Problem: Lieferanten haben keine Zeit für qualitativ hochwertige Angebote
• Lösung: Mindestens 14 Tage (unter Schwellenwert) oder 30 Tage (über Schwellenwert)

2. Unklare Spezifikationen

• Problem: Angebote sind nicht vergleichbar
• Lösung: Detaillierte Leistungsverzeichnisse nach ÖNORM A 2050

3. Fehlende Bewertungskriterien

• Problem: Entscheidung ist nicht nachvollziehbar
• Lösung: Klare Bewertungskriterien vor Versendung definieren

4. Keine Dokumentation

• Problem: Bei Streitigkeiten oder Audits fehlen Belege
• Lösung: Vollständige Dokumentation aller Schritte

Tools und Plattformen

E-Procurement-Plattformen für österreichische KMU:

1. Beschafft.at

   • Strukturierte Ausschreibungen
   • KI-gestützte Angebotsanalyse
   • Lieferantenmanagement
   • BVergG-konform
   • Preis: 150-490 EUR/Monat

2. Andere Plattformen

   • Verschiedene Anbieter mit unterschiedlichen Features
   • Vergleich lohnt sich

Excel-Vorlagen (für manuelle Ausschreibungen):

• Leistungsverzeichnis-Vorlage
• Bewertungsmatrix
• Angebotsvergleich

Checkliste: Ihre erste digitale Ausschreibung

✓ Bedarfsanalyse durchgeführt
✓ Leistungsverzeichnis erstellt (ÖNORM A 2050)
✓ Rechtliche Anforderungen geprüft (BVergG 2018)
✓ Lieferanten identifiziert (mind. 3-5)
✓ Ausschreibung versendet
✓ Angebote gesammelt und geprüft
✓ Bewertung durchgeführt
✓ Entscheidung dokumentiert
✓ Vergabe durchgeführt

Fazit

Digitale Ausschreibungen sind für österreichische KMU kein Hexenwerk – mit der richtigen Vorbereitung, den richtigen Tools und den richtigen Prozessen können Sie 15-25% Kosteneinsparung erzielen und gleichzeitig die Qualität verbessern.

Ihr nächster Schritt:

1. Starten Sie klein: Beginnen Sie mit einer einfachen Beschaffung
2. Nutzen Sie Tools: E-Procurement-Plattformen erleichtern den Prozess
3. Lernen Sie dazu: Jede Ausschreibung wird besser

Unterstützung: Wenn Sie Unterstützung bei Ihrer ersten digitalen Ausschreibung benötigen, können wir Ihnen helfen:

• Beratung: Individuelle Unterstützung für Ihr Unternehmen
• Plattform: Beschafft.at für strukturierte Ausschreibungen
• Schulungen: Workshops für Ihr Einkaufsteam

Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Erstberatung.

Quellen:

• Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG 2018)
• ÖNORM A 2050: Leistungsverzeichnisse
• WKO: Ausschreibungsrichtlinien für KMU
• Eigene Erfahrungen aus 200+ Ausschreibungen in österreichischen KMU

Veröffentlicht: 20. November 2025
Nächste Aktualisierung: Q1 2026
Kontakt: office@beschafft.at